Dịch vụ kế toán công ty vận tải đường thủy tại Đồng Tháp – Chuyên nghiệp, chính xác, hiệu quả

Dịch vụ kế toán công ty vận tải đường thủy tại Đồng Tháp là giải pháp phù hợp với các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa, hành khách bằng phương tiện đường sông và đường thủy nội địa. Hoạt động vận tải thủy có đặc thù riêng khi doanh nghiệp phải quản lý phương tiện, nhiên liệu, thuyền viên, chi phí bến bãi, sửa chữa, bảo dưỡng và nhiều khoản phát sinh theo từng chuyến vận chuyển.

Dịch vụ kế toán công ty vận tải đường thủy tại Đồng Tháp – mỗi chuyến sông cần một “P&L theo tấn và giờ máy”

Vận tải đường thủy có lợi thế lớn về khả năng chuyên chở khối lượng hàng hóa lớn với chi phí bình quân thấp, đặc biệt phù hợp với nông sản, vật liệu xây dựng, hàng rời và nhiều loại hàng công nghiệp. Tuy nhiên, lợi nhuận của một chuyến không chỉ phụ thuộc vào quãng đường và giá cước mà còn chịu tác động rất lớn từ tải trọng thực tế, số giờ máy, nhiên liệu tiêu hao, thời gian chờ bến và khả năng tìm hàng cho chiều về.

Vì vậy, dịch vụ kế toán công ty vận tải đường thủy tại Đồng Tháp không nên chỉ dừng ở việc tập hợp hóa đơn dầu, chi phí sửa chữa và doanh thu vận chuyển. Doanh nghiệp cần xây dựng P&L riêng cho từng chuyến, từng phương tiện và từng tuyến để biết một tàu đang tạo ra doanh thu hay chỉ đang tiêu hao nhiên liệu, nhân công và công suất.

Vận chuyển nông sản, vật liệu và hàng công nghiệp có cấu trúc chi phí hoàn toàn khác nhau

Hàng nông sản có thể phụ thuộc mạnh vào mùa vụ, thời gian thu hoạch và yêu cầu giao hàng nhanh. Vật liệu xây dựng thường có khối lượng lớn nhưng giá cước trên mỗi tấn không cao, trong khi hàng công nghiệp có thể yêu cầu kiểm soát giao nhận, thời gian hoặc điều kiện vận chuyển chặt hơn.

Nếu kế toán gom toàn bộ vào một nhóm vận tải chung, doanh nghiệp sẽ khó biết nhóm hàng nào đang tạo biên lợi nhuận tốt nhất. Mỗi loại hàng nên được gắn với tuyến, phương tiện, tải trọng và chi phí thực tế.

Sà lan chạy đủ tải và chạy thiếu tải tạo biên lợi nhuận rất khác biệt

Phần lớn chi phí của một chuyến vẫn phát sinh dù phương tiện chở đủ tải hay chỉ đạt một phần công suất. Thuyền viên vẫn cần làm việc, động cơ vẫn tiêu hao nhiên liệu và thời gian vận hành gần như không giảm tương ứng với tải trọng.

Do đó, tỷ lệ sử dụng tải trọng là một trong những chỉ số quyết định lợi nhuận. Một chuyến giá cước cao nhưng chỉ khai thác 60% tải trọng có thể kém hiệu quả hơn một chuyến giá cước thấp hơn nhưng chạy gần đầy tải.

Giờ máy hoạt động cần được xem như một đơn vị chi phí quan trọng

Động cơ là trung tâm tiêu hao nhiên liệu và chi phí bảo trì của phương tiện thủy. Vì vậy, kế toán nên theo dõi số giờ máy chạy thực tế thay vì chỉ dựa trên số km hoặc thời gian hành trình.

Khi có dữ liệu giờ máy, doanh nghiệp có thể tính mức tiêu hao nhiên liệu trên giờ, chi phí bảo dưỡng trên giờ hoạt động và so sánh hiệu suất giữa các phương tiện.

Chiều về không có hàng vẫn tiêu hao nhiên liệu và nhân công

Một chuyến có doanh thu tốt ở chiều đi nhưng phải chạy rỗng chiều về có thể làm lợi nhuận thực tế giảm mạnh.

Kế toán cần đưa toàn bộ chi phí chiều về vào P&L của hành trình. Điều này giúp bộ phận kinh doanh biết mức giá tối thiểu cần báo nếu khả năng tìm hàng hai chiều thấp.

Mỗi phương tiện tại Đồng Tháp nên được mở một cost center riêng

Tàu, ghe và sà lan có tải trọng, tuổi đời, động cơ và mức tiêu hao hoàn toàn khác nhau. Nếu mọi chi phí bị gom chung, doanh nghiệp không thể biết phương tiện nào đang vận hành hiệu quả.

Mỗi phương tiện nên có mã cost center riêng để tập hợp doanh thu, nhiên liệu, nhân công, bảo hiểm, sửa chữa, đăng kiểm và khấu hao.

“Đường đi của một chuyến thủy” từ nhận hàng đến khi hoàn tất giao nhận

Một chuyến vận tải thủy nên được xem như một đơn vị kế toán quản trị độc lập. Ngay từ khi nhận lệnh vận chuyển, doanh nghiệp cần mở mã chuyến và dự kiến doanh thu, khối lượng, tuyến đường cũng như các chi phí chính.

Sau khi kết thúc chuyến, mọi dữ liệu thực tế cần được tập hợp vào đúng mã đó để xác định lãi hoặc lỗ.

Nhận lệnh vận chuyển là điểm mở mã chuyến và dự toán chi phí

Ngay khi nhận hợp đồng hoặc lệnh vận chuyển, kế toán quản trị nên tạo mã chuyến gắn với khách hàng, phương tiện, tuyến, loại hàng, khối lượng dự kiến và giá cước.

Đây là cơ sở để sau này so sánh giữa kế hoạch và thực tế.

Xếp hàng cần xác định chính xác khối lượng thực tế trên phương tiện

Khối lượng thực tế có thể khác với số lượng dự kiến ban đầu. Chênh lệch này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và chi phí trên mỗi tấn.

Phiếu xếp hàng, chứng từ cân hoặc biên bản xác nhận cần được đưa vào hồ sơ chuyến để kế toán có số liệu chính xác.

Quá trình di chuyển cần ghi nhận nhiên liệu, giờ máy và thời gian chờ

Trong suốt hành trình, doanh nghiệp cần ghi nhận lượng dầu cấp, số giờ máy, thời gian neo, thời gian chờ và các phát sinh đặc biệt.

Các dữ liệu này giúp giải thích vì sao hai chuyến cùng tuyến nhưng có mức chi phí khác nhau.

Dỡ hàng phải có chứng từ giao nhận để khóa doanh thu

Chứng từ giao nhận là căn cứ quan trọng để xác nhận chuyến đã hoàn thành.

Khi giao đủ hàng và có xác nhận từ khách hoặc bên nhận, doanh nghiệp mới có đầy đủ dữ liệu để khóa doanh thu và chuyển sang theo dõi công nợ.

Sau chuyến cần đối chiếu doanh thu, chi phí và công nợ ngay

Không nên chờ đến cuối tháng mới tổng hợp các chuyến.

Sau mỗi hành trình, kế toán nên khóa số liệu để biết ngay mức lợi nhuận, khoản còn phải thu và mọi chênh lệch nhiên liệu hoặc tải trọng.

Nhiên liệu cần quản lý theo “giờ máy – tải trọng – tuyến sông”

Nhiên liệu thường là một trong những khoản chi phí lớn nhất của vận tải đường thủy. Nếu chỉ kiểm soát theo hóa đơn mua dầu, doanh nghiệp rất khó phát hiện tiêu hao bất thường.

Định mức cần được thiết kế dựa trên đặc điểm máy, tình trạng tải và tuyến vận hành.

Máy chính cần có định mức nhiên liệu theo giờ vận hành

Mỗi loại động cơ có mức tiêu hao khác nhau theo công suất và tải hoạt động.

Doanh nghiệp nên xây dựng định mức lít trên giờ máy rồi đối chiếu với lượng cấp nhiên liệu thực tế.

Máy phụ và thiết bị trên tàu cần được tách riêng khi tiêu hao lớn

Ngoài máy chính, phương tiện có thể sử dụng máy phát, bơm và nhiều thiết bị phụ.

Nếu mức tiêu hao đáng kể, phần này cần được tách để tránh kết luận sai về hiệu suất của động cơ chính.

Chạy có tải và chạy rỗng không nên dùng cùng một định mức

Tàu có tải thường cần công suất lớn hơn và tiêu hao khác với chạy rỗng.

Tách hai định mức giúp báo cáo phản ánh sát điều kiện khai thác thực tế hơn.

Thời gian neo chờ vẫn có thể phát sinh nhiên liệu

Khi neo chờ, máy phụ, bơm hoặc các thiết bị khác vẫn có thể hoạt động.

Nếu toàn bộ thời gian này bị xem là không vận hành, chi phí nhiên liệu chờ bến sẽ bị bỏ sót.

Fuel cost per ton-km giúp so sánh hiệu quả giữa các tuyến

Chỉ số chi phí nhiên liệu trên tấn-km kết hợp cả tải trọng và quãng đường.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể so sánh các tuyến có chiều dài và khối lượng khác nhau trên cùng một cơ sở.

Mỗi tàu, ghe hoặc sà lan cần một “hồ sơ tài chính vòng đời”

Một phương tiện thủy có thể được khai thác nhiều năm và trải qua rất nhiều lần sửa chữa, bảo trì hoặc nâng cấp. Nếu chi phí chỉ được nhìn theo từng tháng, doanh nghiệp khó đánh giá hiệu quả dài hạn của phương tiện.

Hồ sơ tài chính vòng đời giúp doanh nghiệp biết phương tiện đã tạo ra bao nhiêu doanh thu và tiêu tốn bao nhiêu chi phí kể từ khi đưa vào khai thác.

Doanh thu phải theo dõi riêng từng phương tiện

Mỗi chuyến phải gắn với phương tiện thực hiện.

Cuối tháng, doanh nghiệp có thể cộng toàn bộ doanh thu theo tàu để xác định hiệu suất khai thác.

Nhiên liệu cần được đối chiếu theo chuyến

Tổng lượng dầu cấp cho phương tiện phải có khả năng truy ngược về từng chuyến.

Nếu tồn tại phần tiêu hao không gắn được hành trình, kế toán cần xác định nguyên nhân.

Sửa chữa máy và vỏ tàu cần có lịch sử đầy đủ

Chi phí sửa chữa thường có giá trị lớn và không phát sinh đều.

Lịch sử sửa chữa giúp doanh nghiệp phát hiện phương tiện nào có tần suất hỏng cao hoặc chi phí bảo trì ngày càng tăng.

Bảo hiểm và chi phí đăng kiểm cần được phân bổ hợp lý

Đây là các khoản chi định kỳ phục vụ khả năng khai thác phương tiện.

Chi phí nên được phân bổ vào P&L theo thời gian hoặc theo kỳ vận hành để phản ánh đầy đủ giá thành.

Khấu hao phải được đưa vào P&L của từng phương tiện

Nếu chỉ tính nhiên liệu và lương, doanh nghiệp có thể tưởng một tàu đang có lãi lớn nhưng thực tế chưa tính chi phí đầu tư phương tiện.

Khấu hao cần được đưa vào báo cáo quản trị để phản ánh đầy đủ chi phí sử dụng tài sản.

Tải trọng là “công suất sinh tiền” của vận tải đường thủy

Một phương tiện thủy chỉ tạo giá trị tốt khi khai thác được tải trọng phù hợp. Khoảng trống tải trọng đồng nghĩa với công suất chưa được chuyển thành doanh thu.

Vì vậy, load factor nên được xem là chỉ số vận hành quan trọng.

Chuyến thiếu tải làm chi phí bình quân trên tấn tăng mạnh

Nhiều chi phí gần như không giảm dù tàu chỉ chở một phần tải trọng.

Khi chia tổng chi phí cho số tấn hàng thực tế, giá vốn trên tấn sẽ tăng đáng kể.

Chuyến đủ tải giúp khai thác tối đa công suất phương tiện

Khi phương tiện chạy gần mức tải phù hợp, chi phí cố định của chuyến được phân bổ trên nhiều tấn hàng hơn.

Điều này giúp cải thiện margin nếu giá cước không bị giảm quá mạnh.

Hàng cồng kềnh cần xem thêm giới hạn thể tích

Không phải chuyến nào cũng bị giới hạn trước tiên bởi tải trọng.

Một số loại hàng chiếm nhiều diện tích hoặc thể tích và khiến phương tiện hết công suất chứa trước khi đạt trọng tải tối đa.

Chênh lệch tải thực tế và tải kế hoạch cần được theo dõi

Nếu kế hoạch là 500 tấn nhưng thực tế chỉ chở 400 tấn, doanh nghiệp cần biết 100 tấn thiếu hụt đó do khách, do vận hành hay do giới hạn phương tiện.

Theo dõi chênh lệch giúp cải thiện công tác điều độ và báo giá.

Revenue per ton-km giúp định giá cước sát thực tế hơn

Doanh thu trên tấn-km cho phép so sánh các tuyến với nhau.

Khi kết hợp với fuel cost per ton-km và tổng cost per ton-km, doanh nghiệp có thể xây dựng bảng giá cước có cơ sở hơn.

Thời gian chờ bến là “chi phí không nhìn thấy” nhưng bào mòn lợi nhuận

Phương tiện không chạy không có nghĩa là không phát sinh chi phí. Thuyền viên vẫn có lương và phụ cấp, thiết bị vẫn có thể hoạt động, trong khi tàu mất cơ hội thực hiện chuyến tiếp theo.

Do đó, waiting time cần được ghi nhận như một loại downtime có giá trị kinh tế.

Chờ xếp hàng làm tăng giờ máy và chi phí thuyền viên

Nếu phải neo nhiều giờ trước khi xếp hàng, doanh nghiệp vẫn phát sinh chi phí nhân sự và có thể phát sinh nhiên liệu.

Phần này cần được tính vào P&L chuyến.

Chờ dỡ hàng làm giảm số chuyến có thể khai thác trong tháng

Một tàu mất thêm một ngày chờ dỡ có thể khiến lịch chuyến tiếp theo bị lùi.

Chi phí cơ hội từ việc giảm vòng quay phương tiện có thể lớn hơn nhiều so với phần nhiên liệu phát sinh.

Chờ thủ tục cần được ghi nhận thành downtime

Thời gian chờ giấy tờ, xác nhận hoặc phối hợp giữa các bên nên có mã nguyên nhân riêng.

Dữ liệu này giúp doanh nghiệp biết khách hàng hoặc tuyến nào thường tạo thời gian chết.

Chờ luồng hoặc điều kiện vận hành cần tách khỏi thời gian chạy

Một số nguyên nhân chờ mang tính điều kiện khai thác hơn là do khách hàng.

Tách các nguyên nhân giúp doanh nghiệp xây dựng dữ liệu lịch sử để dự báo thời gian hành trình thực tế.

Waiting cost giúp doanh nghiệp thương lượng lại giá cước

Nếu doanh nghiệp biết chính xác một giờ chờ làm phát sinh bao nhiêu chi phí, việc thương lượng phụ phí hoặc điều khoản chờ với khách sẽ có cơ sở hơn.

Đây là lý do waiting cost cần được lượng hóa chứ không chỉ ghi chú trong nhật ký tàu.

Thuyền viên cần được gắn đúng phương tiện và chuyến

Chi phí nhân sự vận tải thủy có đặc thù khác lao động văn phòng. Thuyền viên làm việc theo chuyến, thời gian ở trên phương tiện kéo dài và có thể phát sinh nhiều khoản phụ cấp.

Kế toán cần biết người nào làm trên tàu nào và trong hành trình nào.

Lương cơ bản cần phân bổ theo thời gian làm việc thực tế

Lương cố định hàng tháng có thể được phân bổ cho từng tàu hoặc chuyến dựa trên thời gian làm việc.

Nhờ đó, P&L phương tiện mới phản ánh đầy đủ nhân công.

Phụ cấp chuyến cần gắn đúng hành trình

Phụ cấp đường dài, phụ cấp chuyến hoặc các khoản hỗ trợ đặc thù nên được ghi trực tiếp vào mã chuyến.

Không nên gom toàn bộ thành chi phí nhân sự chung.

Chi phí ăn ở cần đưa vào giá vốn từng chuyến

Ăn uống và sinh hoạt của thuyền viên trong hành trình là một phần chi phí trực tiếp của hoạt động vận tải.

Đặc biệt với các tuyến dài, khoản này có thể trở nên đáng kể.

Ca trực dài cần phản ánh đủ chi phí nhân công

Hành trình kéo dài hoặc thời gian chờ lớn có thể làm số ngày công tăng.

Nếu giá cước vẫn giữ nguyên trong khi crew-day tăng, lợi nhuận chuyến sẽ bị giảm.

Revenue per crew-day giúp đánh giá năng suất vận hành

Doanh thu trên một ngày công thuyền viên giúp so sánh năng suất giữa các phương tiện hoặc tuyến.

Chỉ số này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều tàu với cơ cấu nhân sự khác nhau.

Sửa chữa phương tiện thủy cần quản lý theo “máy – vỏ – chân vịt – điện”

Chi phí sửa chữa có thể chiếm tỷ trọng rất lớn trong vòng đời tàu hoặc sà lan. Nếu mọi khoản được ghi vào một nhóm “sửa chữa tàu”, doanh nghiệp sẽ khó biết hệ thống nào đang gây tốn kém nhất.

Phân loại theo bộ phận giúp phát hiện xu hướng hư hỏng và xây dựng kế hoạch bảo trì hiệu quả hơn.

Sửa máy chính cần tách khỏi bảo dưỡng định kỳ

Thay dầu, lọc hoặc bảo dưỡng định kỳ khác hoàn toàn với sửa chữa hỏng máy lớn.

Tách hai nhóm giúp doanh nghiệp phân biệt chi phí vận hành bình thường và sự cố bất thường.

Sửa vỏ tàu cần theo dõi theo đợt và nguyên nhân

Sửa vỏ có thể liên quan đến hao mòn, va chạm hoặc đại tu định kỳ.

Lưu lịch sử đầy đủ giúp doanh nghiệp đánh giá tình trạng tài sản và dự kiến ngân sách tương lai.

Chân vịt và hệ truyền động ảnh hưởng trực tiếp hiệu suất nhiên liệu

Hệ truyền động hoạt động không tốt có thể làm tăng tiêu hao dầu dù máy chính vẫn vận hành bình thường.

Do đó, chi phí sửa chữa bộ phận này nên được gắn với dữ liệu fuel efficiency trước và sau bảo trì.

Hệ thống điện và bơm cần có lịch sử bảo trì

Máy phát, bơm và hệ thống điện tuy không phải lúc nào cũng có chi phí lớn nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành.

Theo dõi lịch sử giúp giảm rủi ro hỏng đột xuất giữa hành trình.

Đại tu phải được so sánh với giá trị còn lại của phương tiện

Khi chi phí đại tu quá lớn, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi tiếp tục sửa chữa hay đầu tư phương tiện khác có hiệu quả hơn.

Đây là quyết định quản trị vốn chứ không chỉ là quyết định kỹ thuật.

Đồng Tháp có lợi thế sông ngòi nên cần P&L riêng cho từng nhóm tuyến

Đặc điểm mạng lưới sông ngòi khiến vận tải thủy có vai trò quan trọng trong lưu chuyển nông sản, vật liệu và nhiều nhóm hàng tại Đồng Tháp. Tuy nhiên, mỗi tuyến có cấu trúc doanh thu và chi phí khác nhau.

Do đó, ngoài P&L từng tàu, doanh nghiệp nên xây thêm P&L theo nhóm tuyến.

Tuyến vận chuyển nông sản có tính mùa vụ cao

Nhu cầu vận chuyển có thể tăng mạnh theo vụ thu hoạch rồi giảm nhanh ở những giai đoạn khác.

Doanh nghiệp cần theo dõi lợi nhuận theo mùa để bố trí phương tiện và dòng tiền hợp lý.

Tuyến vật liệu thường phụ thuộc khối lượng lớn và giá cước thấp

Vật liệu thường tạo doanh thu dựa trên số lượng tấn lớn.

Biên lợi nhuận vì vậy phụ thuộc nhiều vào việc chạy đủ tải và hạn chế thời gian chờ.

Tuyến nội tỉnh có vòng quay nhanh hơn nhưng quãng đường ngắn

Tuyến ngắn có thể giúp tăng số chuyến trong tháng.

Tuy nhiên, thời gian xếp dỡ và chờ bến có thể chiếm tỷ trọng lớn hơn trong tổng thời gian chuyến.

Tuyến liên tỉnh cần kiểm soát thời gian và chi phí dài hơn

Hành trình dài làm tăng nhiên liệu, crew-day và nguy cơ phát sinh downtime.

P&L cần phản ánh đầy đủ các yếu tố này trước khi doanh nghiệp quyết định nhận chuyến.

Tuyến có hàng chiều về thường tạo biên lợi nhuận tốt hơn

Nếu doanh nghiệp tìm được hàng ở cả hai chiều, chi phí chạy rỗng giảm mạnh.

Đây có thể là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn tuyến ưu tiên khai thác.

Công nợ vận tải thủy phải bám chứng từ giao nhận

Doanh thu lớn nhưng tiền về chậm vẫn có thể khiến doanh nghiệp thiếu vốn mua nhiên liệu và trả lương.

Vì vậy, công nợ cần bám sát từng chuyến và từng bộ chứng từ hoàn tất.

Hợp đồng là căn cứ đầu tiên của giá cước

Hợp đồng cần thể hiện cách tính cước, tải trọng, tuyến và điều kiện thanh toán.

Đây là cơ sở để kế toán kiểm tra doanh thu chuyến.

Phiếu xếp hàng xác nhận khối lượng vận chuyển

Khối lượng xếp thực tế có thể là căn cứ tính tiền.

Chứng từ này cần được lưu cùng hồ sơ chuyến để tránh tranh chấp số liệu.

Biên bản giao nhận giúp khóa doanh thu

Khi bên nhận xác nhận khối lượng và tình trạng hàng, doanh nghiệp có căn cứ hoàn tất chuyến.

Đây cũng thường là mốc quan trọng để bắt đầu kỳ thanh toán.

Hóa đơn phải bám đúng chuyến đã hoàn thành

Hóa đơn nên có khả năng truy ngược về hợp đồng và chuyến tương ứng.

Cách quản lý này giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu chưa xuất hóa đơn hoặc hóa đơn chưa thu tiền.

Công nợ cần theo dõi theo khách và tuổi nợ

Ngoài số dư phải thu, kế toán cần biết khoản nợ đã tồn tại bao lâu.

Aging giúp doanh nghiệp nhận diện khách hàng chậm thanh toán và quản lý vốn lưu động tốt hơn.

Case study công ty vận tải thủy Đồng Tháp tàu chạy nhiều nhưng lợi nhuận thấp

Giả sử một doanh nghiệp vận tải tại Đồng Tháp có nhiều tàu hoạt động gần như liên tục. Lãnh đạo nhìn vào doanh thu thấy sản lượng vận chuyển tăng và tưởng hiệu quả đang tốt.

Tuy nhiên, dòng tiền và lợi nhuận cuối tháng không tăng tương ứng. Khi bóc tách theo chuyến, doanh nghiệp mới thấy tải trọng thấp, chờ bến dài, nhiên liệu vượt định mức và nhiều chuyến phải chạy rỗng chiều về.

Tải thực tế thường thấp hơn kế hoạch

Phương tiện có khả năng chở lớn nhưng nhiều chuyến chỉ khai thác một phần tải trọng.

Chi phí cố định của chuyến vì vậy bị phân bổ trên số tấn thấp hơn dự kiến.

Thời gian chờ bến kéo dài nhưng không được tính vào giá

Doanh nghiệp vẫn báo giá dựa chủ yếu trên quãng đường.

Khi thời gian chờ tăng, số ngày chuyến kéo dài nhưng giá cước không thay đổi.

Nhiên liệu vượt định mức nhưng không có cảnh báo

Lượng dầu được tổng hợp theo tháng nên doanh nghiệp không biết chuyến nào vượt.

Khi chuyển sang kiểm soát theo giờ máy và mã chuyến, các bất thường mới được nhìn thấy.

Chiều về thường xuyên không có hàng

Doanh thu chỉ phát sinh ở một chiều nhưng chi phí hành trình lại bao gồm cả lượt về.

Điều này làm lợi nhuận trên mỗi vòng khai thác giảm đáng kể.

Bài học là phải đo lợi nhuận trên tấn-km thực tế

Sau khi tính revenue per ton-km, fuel cost per ton-km và tổng cost per ton-km, doanh nghiệp có thể so sánh đúng hiệu quả giữa các chuyến.

Dữ liệu này cũng giúp điều chỉnh giá cước và ưu tiên những tuyến có khả năng tạo hàng hai chiều.

5 lỗi kế toán thường gặp ở công ty vận tải đường thủy tại Đồng Tháp

Nhiều doanh nghiệp vẫn làm kế toán theo cách tổng hợp toàn bộ chi phí vận tải cuối tháng. Cách này phù hợp cho mục đích tổng hợp sổ sách nhưng chưa đủ để quản trị đội tàu.

Muốn biết phương tiện nào đang sinh lời, dữ liệu cần xuống đến mức tàu, chuyến, tải trọng và giờ máy.

Không mở P&L riêng theo phương tiện

Gom toàn bộ đội tàu vào một báo cáo làm phương tiện hiệu quả phải “gánh” phương tiện yếu.

Mỗi tàu cần được xem như một đơn vị kinh doanh nhỏ.

Không đo giờ máy thực tế

Không có giờ máy thì doanh nghiệp rất khó xây dựng định mức nhiên liệu chính xác.

Điều này cũng làm mất cơ sở đánh giá tình trạng vận hành.

Không tính chi phí chờ bến

Waiting time bị xem là thời gian không hoạt động nhưng thực tế vẫn tiêu hao nguồn lực.

Bỏ qua phần này khiến giá thành chuyến bị thấp hơn thực tế.

Không theo dõi tải trọng từng chuyến

Không có dữ liệu load factor, doanh nghiệp không biết khả năng khai thác công suất.

Đây là một trong những lý do phổ biến khiến giá cước được xây dựng không sát thực tế.

Không gắn thuyền viên và nhiên liệu đúng hành trình

Nhân công và dầu là hai khoản chi lớn.

Nếu không gắn vào mã chuyến, P&L từng tuyến sẽ thiếu độ tin cậy.

Tư vấn chuyên gia – dựng “5 đồng hồ vận tải đường thủy”

Một dashboard vận tải đường thủy không cần hàng chục chỉ số phức tạp. Quan trọng nhất là chọn được những đồng hồ phản ánh trực tiếp mức khai thác tài sản và khả năng tạo lợi nhuận.

Năm nhóm chỉ số dưới đây có thể tạo thành bộ điều khiển cho doanh nghiệp vận tải thủy tại Đồng Tháp.

Đồng hồ tải trọng cho biết công suất khai thác

Load factor cho biết phương tiện đang sử dụng bao nhiêu phần trăm khả năng chuyên chở.

Tỷ lệ thấp kéo dài là dấu hiệu doanh nghiệp cần cải thiện điều độ hoặc chính sách bán hàng.

Đồng hồ giờ máy cho biết mức tiêu hao vận hành

Giờ máy phản ánh mức độ sử dụng động cơ và là nền tảng để tính nhiều định mức kỹ thuật.

Theo dõi theo phương tiện giúp phát hiện tàu có hiệu suất bất thường.

Đồng hồ nhiên liệu cho biết hiệu suất phương tiện

Fuel per engine hour và fuel cost per ton-km cho biết phương tiện đang sử dụng dầu hiệu quả đến đâu.

Đây là chỉ số quan trọng để kiểm soát chi phí trực tiếp.

Đồng hồ thời gian chờ cho biết phần công suất bị lãng phí

Waiting hours cho thấy bao nhiêu thời gian của tàu không tạo ra quãng đường vận chuyển.

Nếu tỷ lệ quá cao, doanh nghiệp cần xem lại tuyến hoặc điều khoản hợp đồng.

Đồng hồ lợi nhuận cho biết tuyến nào đáng tiếp tục khai thác

P&L theo tàu và tuyến cần là chỉ số cuối cùng.

Một tuyến doanh thu lớn nhưng nhiều thời gian chờ và chạy rỗng có thể thua một tuyến doanh thu thấp hơn nhưng vòng quay tốt.

Nên tự làm hay thuê dịch vụ kế toán vận tải đường thủy tại Đồng Tháp?

Doanh nghiệp ít phương tiện và số chuyến không nhiều vẫn có thể tự quản nếu xây dựng được quy trình ghi nhận chuyến đầy đủ.

Khi đội tàu, tuyến và khách hàng tăng lên, yêu cầu về cost center, fuel control và P&L theo chuyến trở nên phức tạp hơn nhiều.

Ít phương tiện có thể tự quản nếu chuyến đi được ghi đầy đủ

Một doanh nghiệp chỉ có một hoặc vài phương tiện có thể sử dụng bảng quản lý tương đối đơn giản.

Điều kiện là mọi nhiên liệu, giờ máy và chứng từ phải gắn đúng mã chuyến.

Nhiều tàu cần cost center riêng từng phương tiện

Khi số phương tiện tăng, việc gom chung chi phí làm báo cáo mất giá trị quản trị.

Mỗi tàu nên có bộ chỉ số riêng.

Nhiều tuyến cần định mức nhiên liệu và giờ máy sâu hơn

Các tuyến khác nhau có điều kiện vận hành khác nhau.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng benchmark theo nhóm tuyến thay vì áp dụng một định mức cho toàn bộ đội tàu.

Hàng mùa vụ cần dự báo dòng tiền sát thực tế

Doanh thu vận chuyển nông sản có thể tập trung vào một số giai đoạn.

Dòng tiền vì vậy cần được dự báo cùng với chi phí bảo dưỡng, nhiên liệu và công nợ khách hàng.

Thuê dịch vụ phù hợp khi doanh nghiệp cần P&L từng tàu và tuyến

Dịch vụ kế toán chuyên sâu phù hợp khi doanh nghiệp muốn kết nối kế toán thuế với quản trị vận hành.

Mục tiêu là từ mỗi tàu, mỗi chuyến và mỗi tuyến đều nhìn được doanh thu, chi phí và lợi nhuận thực.

Dịch vụ kế toán tốt giúp công ty vận tải đường thủy Đồng Tháp biết “tàu đang chở hàng hay đang chở chi phí”

Một tàu chạy liên tục chưa chắc là một tàu đang tạo lợi nhuận. Nếu tải trọng thấp, thời gian chờ dài, nhiên liệu vượt định mức và chiều về thường xuyên chạy rỗng, số chuyến càng nhiều có thể càng làm doanh nghiệp tiêu hao vốn.

Kế toán quản trị vận tải thủy phải biến dữ liệu hành trình thành dữ liệu tài chính để lãnh đạo thấy được lợi nhuận thực của từng phương tiện và từng tuyến.

Tấn hàng phải gắn đúng chuyến

Khối lượng vận chuyển là cơ sở của doanh thu và nhiều chỉ số hiệu suất.

Mỗi tấn hàng phải truy được về mã chuyến, tàu và khách hàng.

Giờ máy phải gắn đúng nhiên liệu

Số giờ vận hành và lượng nhiên liệu tiêu hao phải được đối chiếu với nhau.

Đây là nền tảng để phát hiện mức tiêu hao bất thường.

Phương tiện phải gắn đúng chi phí

Nhiên liệu, nhân công, sửa chữa, bảo hiểm và khấu hao cần được tập hợp về đúng cost center.

Nếu không, P&L phương tiện sẽ không có ý nghĩa.

Thời gian chờ phải được lượng hóa

Chờ bến, chờ xếp và chờ dỡ đều làm mất công suất khai thác.

Khi được quy thành chi phí, doanh nghiệp mới có cơ sở điều chỉnh giá cước hoặc đàm phán phụ phí.

Tuyến phải được đánh giá bằng lợi nhuận thực

Một tuyến tốt không phải tuyến có doanh thu lớn nhất mà là tuyến tạo ra lợi nhuận tốt sau khi tính tải trọng, giờ máy, nhiên liệu, nhân sự, thời gian chờ và cả chiều chạy rỗng.

Khi dịch vụ kế toán công ty vận tải đường thủy tại Đồng Tháp xây dựng được P&L theo tấn-km, theo giờ máy, theo phương tiện và theo tuyến, doanh nghiệp sẽ biết chính xác tàu nào nên tăng khai thác, tuyến nào cần điều chỉnh giá và chuyến nào thực sự đang “chở lợi nhuận” về cho công ty.

Dịch vụ kế toán công ty vận tải đường thủy tại Đồng Tháp giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả doanh thu, nhiên liệu, chi phí phương tiện, tiền lương thuyền viên, bến bãi, sửa chữa và công nợ trong quá trình kinh doanh. Việc tổ chức kế toán theo từng phương tiện, chuyến vận chuyển hoặc hợp đồng giúp ban giám đốc dễ dàng đánh giá giá thành và lợi nhuận thực tế.